O que você precisa saber antes de abrir sua empresa de serviço
Acabei de sair de uma conversa com um amigo que vai abrir uma empresa para ser prestador de serviço e comecei a escrever esse post. Surgiram várias questões e resolvi compilar aqui algumas informações úteis para auxiliar quem deseja abrir seu CNPJ para começar uma atividade.
Atualização Esse post está em sua segunda versão. Fiz uma série de correções e todos eles estão marcados com um *
Entendendo o cartão CNPJ
Antes de começar é importante entendermos o cartão CNPJ. Toda empresa registrada ganha um número de cadastro no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). Com o número em mãos, é possível realizar uma consulta on-line.
O endereço para consulta é http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp
O resultado da consulta é o cartão CNPJ que possui informações importantes sobre a empresa.
Vejamos o exemplo da B2W, empresa de e-commerce controladora da Americanas.com, Submarino e Shoptime.
Tem algumas informações aqui muito importantes que você precisa se atentar, são elas:
Natureza Jurídica
A natureza jurídica determina como a sociedade está estruturada. Esse é o principal ponto que determina como os impostos serão apurados e quais as obrigações perante ao governo e órgãos reguladores. Nesse caso a B2W é uma empresa de sociedade anônima. Uma sociedade anônima pode ser de capital aberto ou fechado também, a B2W tem capital aberto, ou seja, ações negociadas em bolsa. Se você está lendo esse post, você não vai abrir uma S/A.
A natureza jurídica mais comum é a 206-2 - SOCIEDADE EMPRESARIA LIMITADA conhecida como empresa “limitada”. Isso quer dizer que a responsabilidade social é limitada à empresa e não transcende para os sócios.
Se você for abrir uma empresa para emitir notas fiscais sobre serviços prestados com valor acima de R$ 5.000, * o seu caso será certamente esse muito provavelment seu caso será esse. Pode ser que você queira se enquadrar no 213-5 Empresário (Individual). Você entenderá a questão do valor mais abaixo. É bem improvável o seu contador deixá-lo errar aqui ;-)
A lista das possíveis opções pode ser vista aqui: http://idg.receita.fazenda.gov.br/orientacao/tributaria/cadastros/cadastro-nacional-de-pessoas-juridicas-cnpj/juntas-comerciais-conveniadas-para-inscricao-e-alteracao-do-cnpj/relacao-de-naturezas-juridicas-objeto-de-analise-pelas-juntas-comerciais
Nome Empresarial
Também chamado de Razão Social é o nome único que identifica a empresa e o que ela se propõe a fazer. Quando você escolhe o nome, ele é submetido à junta comercial para uma busca contra nomes já existentes. Você só conseguirá usar nomes inéditos. Por isso é bom fazer uma busca na internet antes pra ver se o nome não é comum.
O nome tem sempre uma palavra ao menos de identificação e mais uma ao menos de qualificação. É comum também ter o sufixo definidor da natureza jurídica. Nesse caso B2W é identificação e COMPANHIA DIGITAL é qualificação. Não tem o qualificador da natureza jurídica que eu esperaria ter “S.A.”
No caso da minha empresa de tecnologia a razão social é “HELABS TECNOLOGIA DA INFORMACAO LTDA”
HELABS -> Identificação
TECNOLOGIA DA INFORMACAO -> Qualificação
LTDA -> Natureza Jurídica
Existem alguns tricks aqui, por exemplo, o CRA (Conselho Regional de Administração) do Rio de Janeiro está obrigando todas as empresas que tenham a palavra “consultoria” ou “assessoria” na razão social a se afiliarem ao conselho e isso significa pagar anuidades que chegam a R$ 3.500. Esquisito? Sim, muito, mas é a vida. Você vai aprender que os conselhos de classe são um sanguessuga na sua vida…
Título do Estabelecimento (Nome Fantasia)
É o nome a ser divulgado no mercado. Você pode ter a razão social “BBD Alimentações LTDA.” e usar como nome fantasia “Boa Pedida Refeições”. Não existe relação entre uma e outra. O nome fantasia é opcional. Eu tenho empresas que tem o nome fantasia definido e outras não, nunca me importei muito com isso.
Endereço
O endereço onde a empresa está aberta é onde o serviço é executado e em tese não há escolha aqui. Se a atividade não é realizada necessariamente na empresa (ex: consultoria in-house ou trabalho remoto), a escolha do endereço se torna relevante principalmente por dois motivos e um leva ao outro. O primeiro e mais importante motivo é por que ele define o município para o qual você pagará o ISS (Imposto sobre serviço) e o segundo motivo é por que você precisará achar um contador que trabalhe com o município em questão.
Para uma mesma atividade você encontra municípios que cobram 2% de ISS e outros que cobram 5% de ISS sore o faturamento bruto da empresa (recebimento total). As vezes faz sentido abrir a empresa em um outro município por isso, mas além de poder tornar mais difícil achar um contador, essa escolha trás outros dois problemas.
O primeiro problema é que você vai precisar de um endereço nesse município, e se não tiver nenhum vai precisar alugar. Isso vai representar um custo a mais.
O segundo problema é que nem todos os municípios possuem um sistema de nota fiscal eletrônica decente. Isso quer dizer que o processo de emissão da nota pode ser super fácil ou pode acabar com sua vida e seu ânimo por um dia inteiro, todo mês.
Seja estrito ao definir o endereço, mantendo a regra de que é o endereço onde a prestação do serviço é executada e avalie essas questões com carinho antes de escolher.
Código e Descrição da Atividade Econômica Principal e Secundárias
Aqui você tem que ter toda a atenção. É muito provável que seu contador erre neste ponto, pois é bastante difícil casar o que você vai realmente fazer com as opções disponíveis. E esse é o ponto de mais atenção, por que ele define diretamente que enquadramento você vai ter e por consequência quanto vai pagar de impostos no final. Essa diferença pode variar ao ponto de você economizar tranquilamente mais de 8,33% de carga tributária total. Ou seja você pode economizar o equivalente a um mês de recebimento no final de um ano.
Veja que uma empresa pode estar enquadrada em diversos CNAEs ao mesmo tempo, isso não é um problema, desde que as atividades tenham alguma relação. Não é comum ter uma empresa que presta consultoria em arquitetura, vende absorvente íntimo e fabrica combustíveis para aviação (sim, existe um item para cada caso desses). Uma tentativa como essa nem passaria na junta comercial.
Em termos fiscais não faz nenhuma diferença um enquadramento estar como principal ou secundário. No momento que a nota fiscal for emitida, vai valer os impostos pra aquela atividade específica daquela nota. A saber, a emissão da nota fiscal é realizada sob o enquadramento de atividades do município que não é a mesma listagem do CNAE. Ao emitir a nota fiscal, você precisará escolher uma opção que chegue mais próxima ao CNAE que sua empresa possui, pois senão corre o risco de ser multado.
A única questão diferente da atividade principal em relação às secundárias é que ela tem que ter relação com a palavra utilizada na qualificação na razão social.
A atividade principal da HE:labs por exemplo é “62.09-1-00 - Suporte técnico, manutenção e outros serviços em tecnologia da informação”, ou seja, veja que a palavra usada na qualificação da razão social (TECNOLOGIA DA INFORMACAO) é justamente uma palavra composta presente na atividade.
Outro ponto relevante desse enquadramento é por que ele é requerido para determinadas atividades. Se você pretender ser consultor do SEBRAE, por exemplo, você precisa de um CNAE específico. Se você quiser ser facilitador do Empretec, precisa de um outro CNAE específico. Se deseja participar de um processo para captação de investimentos de subvenção, cada um terá como pré-requisitos empresas em enquadramentos específicos. Então é bem relevante você só definir isso somente depois de ter a certeza do que você deseja fazer com essa empresa.
A consulta do CNAE é feito no web-site do IBGE: http://cnae.ibge.gov.br/
Mas antes de sair consultando, é importante entender outros pontos que dizem respeito ao enquadramento fiscal da empresa. A regra de ouro é tentar se enquadrar na situação com menor alíquota de impostos, desde que esteja dentro da lei e que o serviço que vá ser prestado esteja consonante com o enquadramento da empresa. Em outras palavras, de forma que você não pague impostos a mais do necessário.
Opções de Enquadramento
Enquadramento como MEI
A primeira opção a ser tentada é o MEI (acrônimo de Micro Empreendedor Individual). O MEI é uma empresa necessariamente de um sócio só, cuja natureza jurídica é 213-5 - EMPRESARIO (INDIVIDUAL), e a Razão Social é necessariamente o nome completo com o número do CPF do sócio em seguida. Ou seja, você não pode escolher a Razão Social para uma empresa enquadrada no MEI.
O MEI só serve para empresas que vão faturar até R$ 60.000 por ano, equivalente a R$ 5.000/mês considerando uma receita recorrente mensal. Se você pretende faturar mais, pode pular para a próxima opção.
O legal do MEI é que você não precisa pagar impostos sobre as notas fiscais emitidas. A única contribuição é do valor fixo mensal de R$ 45,00 (comércio ou indústria), R$ 49,00 (prestação de serviços) ou R$ 50,00 (comércio e serviços). Valores válidos na data desta postagem, pode ser que aumente.
Na melhor das hipóteses, considerando o teto de faturamento de R$ 5.000 o imposto representa apenas 1% sobre o faturamento, ou seja, uma beleza!
Esse pagamento é feito por meio de uma guia chamada DAS-MEI que pode ser emitida online e paga em qualquer banco.
Para abrir uma MEI é necessário número do documento de identidade, CPF, título de eleitor, o número dos recibos da declaração do imposto de renda referentes aos 2 últimos exercícios e número do IPTU do imóvel onde vai constar o endereço do MEI. Esse endereço pode ser residencial.
O processo é bem simples feito on-line e com ativação da empresa imediata. Não é necessário ir a lugar nenhum.
O MEI não é pra qualquer um, existem algumas categorias de atividades que podem se enquadrar no MEI. Você não pode ter a atividade de fabricar carros e se enquadrar no MEI, é completamente incompatível. Essa é fácil de identificar, mas outras poderiam não ser e malandros poderiam se aproveitar do benefício mesmo tendo uma atividade que remunere mais. Então é necessário consultar se a atividade que você deseja realizar está enquadrada na listagem de atividades permitidas ao MEI. Você vai perder um bocado de horas procurando, não se preocupe, como vai ser uma vez só, invista o que puder para enquadrar da melhor forma possível e para não correr o risco depois de prestar o serviço, emitir a nota fiscal e ela ser recusada pelo tomador. O tomador de serviço pode recusar sua nota fiscal e deixar de te pagar o serviço se você apresentar uma nota fiscal cujo serviço é diferente do que você prestou. Por exemplo se você vender um serviço de consultoria e apresentar uma nota fiscal de confecção de salgadinhos.
Vale lembrar também que o MEI é pra quem não é sócio de nenhuma outra empresa. A lei em geral acompanha o sócio. Se o sócio cresce, a empresa que ele está envolvido tem que crescer também (por crescer digo pagar mais impostos) e a recíproca é verdadeira, se a empresa cresce, as outras empresas do sócio vão se desenquadrado das opções com isenção de impostos.
Uma dica, não faça o MEI à toa. Faça apenas no momento que você já tiver fechado o seu trabalho e precisar emitir notas para que não fique pagando a taxa mensal sem ter faturamento. Como o processo é muito simples e rápido, pode deixar pra cima da hora sem problemas.
Minha esposa irá abrir um MEI para ela poder prestar alguns serviços de editoração de livros, redação de revistas, etc., emitir notas e receber dinheiro legalmente. Eis um exemplo prático.
As informações relativas ao MEI podem ser encontradas no portal do Empreendedor: http://www.portaldoempreendedor.gov.br/mei-microempreendedor-individual
Enquadramento como EI ou EIRELI
* Esse tópico inteiro foi incluído na primeira revisão.
A segunda opção é tentar se enquadra como EI (Empresário Individual) ou EIRELI (Empresário Individual de Responsabilidade Limitada).
Em abos os casos a empresa é de um sócio só e pode faturar até 3,6 milhões anuais.
As diferenças entre o MEI e o EI são basicamente as atividades permitidas, o faturamento anual e as obrigações acessórias.
A diferença entre o EI e o EIRELI é que no primeiro caso a responsabilidade não é limitada, ou seja, os bens pessoais do sócio ficam expostos em caso de dívidas e o EIRELI estabelece que apenas o patrimônio social da empresa esteja comprometido em casos de dívidas do negócio.
Para abrir um EIRELI é necessário integralizar um capital social mínimo de cem vezes o valor do salário mínimo que no momento que escrevo é relativo a R$ 88.000,00 (oitenta e oito mil reais), já a EI não tem essa restrição.
Uma pessoa pode ser sócia ao mesmo tempo de uma EI e uma LTDA, ou uma EIRELI e uma LTDA, ou uma EI e uma EIRELI. Só não pode ser sócia ao mesmo de duas EIs ou duas EIRELIs.
Numa EI a Razão Social é composta pelo nome do dono da empresa, completo ou abreviado, mas nunca com omissão de partes do nome, podendo se acrescentar a descrição do objeto, ou designação da pessoa. No meu caso por exemplo poderia ser: “Rafael de L. Paula Consultoria”
Enquadramento como ME ou EPP
* Esse tópico misturou um pouco o que seria o enquadramento como LTDA e o porte de ME ou EPP, mas os conceitos escritos ainda são válidos.
As Micro Empresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) são aquelas que possuem um teto de faturamento e facilidade no pagamento de tributos. Em geral as regras são muito similares e o que muda é o limite de faturamento, que ao ser atingido, desenquadra automaticamente a empresa.
Não ache que pagar os tributos da empresa é chegar no final do mês e fazer um pagamento de uma conta e basta. Por principio são várias guias pagas mensalmente e trimestralmente, com regras malucas para se calcular, um inferno…
O simples fato de ter facilidade para se calcular e pagar corresponde a uma economia de tempo absurda, fora a mitigação do risco de você pagar os impostos errados e depois de 3 anos ter que pagar a diferença inteira de forma retroativa. Isso acontece muito!
A primeira opção é a ME. Uma ME pode ser uma sociedade empresária ou individual no que diz respeito a natureza. A receita bruta não pode ultrapassar R$ 360.000/ano (trezentos e sessenta mil reais por ano). Existem alguns limites como ter no máximo 10 funcionários entre outros pouco relevantes se você só quer emitir notas pelos seus serviços.
Uma empresa ME, leva o “selo” no nome, digo, tem que finalizar com ME na razão social. Uma das minhas empresas se chama “BOLETO SIMPLES COBRANCAS LTDA - ME”
Se sua receita ultrapassar o limite da ME, você é enquadrado como EPP que por sua vez tem receita bruta máxima de R$ 3.600.000/ano (três milhões e seiscentos mil reais por ano).
Eu nunca tive uma empresa com LTDA - EPP na razão social. Já tive empresa que cresceu o faturamento, saiu de ME para EPP. Nesse caso não é obrigatório fazer uma alteração contratual só para alterar o nome.
* Uma empresa ME ou EPP precisa necessariamente de no mínimo dois sócios. Se você é sozinho, arrume um filho, irmão e amigo de bastante confiança para colocar com 1% e compor o quadro societário.
* Uma MEI, EI ou EIRELI não possuem contrato social pois não possuem mais de um sócio. Tanto a LTDA como a EI e EIRELI podem ter porte de ME e EPP.
Uma Sociedade Empresária LTDA precisa necessariamente de no mínimo dois sócios. Se você é sozinho, arrume um filho, irmão e amigo de bastante confiança para colocar com 1% e compor o quadro societário.
Esse tipo de empresa precisa ter um contrato social. É a partir do contrato social que as informações do Cartão CNPJ são definidas. A Natureza Jurídica, Razão Social, Nome Fantasia, Endereço, etc.
Nesse caso o CNAE não é uma escolha objetiva, ele é resultado da redação do objetivo social da empresa que é definido no contrato social. É meio estranho, sim, mas é assim que funciona. Você descreve em um parágrafo as atividades da empresa e a partir dessa redação que os CNAEs são definidos como “consequência”. Em tese a definição do CNAE seria uma consequência da descrição do objetivo social, mas na prática a redação é sempre feita com o objetivo de abarcar os CNAEs específicos.
O objetivo social da HE:labs, por exemplo, é:
A sociedade terá por finalidade social: Suporte técnico, manutenção e outros serviços em tecnologia da informação, tratamento de dados, provedores de serviço de aplicação, serviços de hospedagem na internet e confecção de páginas de internet e outros relativos.
Veja que ele copia a redação da atividade no CNAE, lembrando, a atividade principal da HE:labs é: “62.09-1-00 - Suporte técnico, manutenção e outros serviços em tecnologia da informação”.
Dado que você tem uma empresa ME ou EPP, o seu custo tributário total será de 16,33% (considerando ISS de 5%) sobre o valor do faturamento bruto. Se você faturar R$ 20.000 por mês, por exemplo, pagará de impostos R$ 3.266,00.
Mas não é só isso. * Toda empresa ME ou EPP As empresas LTDA precisam necessariamente ter ao menos um sócio administrador e esse sócio precisa necessariamente ganhar um pró-labore. Uma forma de fazer é definir um pró-labore mínimo para o sócio e transferir o restante do dinheiro como forma de lucros. O pró-labore precisa ser no mínimo R$ 880,00 na data em que escrevo, esse valor muda todo ano.
Em cima do pró-labore incide INSS de 31%. Sendo assim, você necessariamente terá que pagar, no mínimo R$ 272,80 de INSS.
Um último custo existente para manter a empresa é o custo do contador. Se você conseguir um contador bom e camarada, ele te cobrará meio salário mínimo, ou seja, R$ 440,00. Prefira contadores bons, mesmo que sejam mais caros, um erro do contador pode significar uma multa de milhares ou milhões de reais e você não quer correr esse risco de jeito nenhum. Eu uso um contador que também é advogado e isso ajuda muito.
A matemática final para o caso de você receber uma nota fiscal de R$ 20.000 é a seguinte
(+) R$ 20.000,00 - Recebimento
(-) R$ 3.266,00 - Impostos sobre receita
(-) R$ 272,80 - Impostos sobre pró-labore
(-) R$ 440,00 - Contador
(=) R$ 16.021,20 - Restante
Ou seja, nesse caso você está recebendo líquido 80,10% do total faturado. Isso sem contar que parte desse imposto é retido na nota e parte é pago através das guias, mas não vou entrar nesse mérito. Existe uma forma de simplificar tudo isso e reduzir a carga tributária que é conseguindo se enquadrar no Simples Nacional.
Opção do Simples Nacional
O Simples facilita muita coisa a vida do empreendedor e, em alguns casos, reduz significativamente a carga tributária. Você quer com todas as forças estar enquadrado no Simples.
Ele não é um enquadramento social, mas sim um regime tributário diferenciado, em outras palavras não existe nada no cartão CNPJ diferencie uma empresa no SIMPLES ou fora dele.
Após a formalização da empresa você precisa solicitar o enquadramento. Isso é normalmente feito pelo contador até o dia 31 de janeiro de cada ano.
Se você é uma empresa ME ou EPP é necessário escrever uma declaração que atesta que você preenche os requisitos de ter a documentação dos últimos 5 anos, cumprir todas as obrigações acessórias e estar de acordo com as leis x, y e z. O seu contador fará isso pra você.
Existem 5 anexos que definem as atividades que podem ser enquadradas no Simples. Cada anexo possui atividades diferentes e regras de alíquotas diferentes. O que é importante saber aqui é que para quem não vai ter funcionário, o importante é o Anexo III. Os demais anexos facilitam a vida para quem vai ter funcionários, mas não oferecem alíquota diferenciada para quem vai precisar apenas emitir notas fiscais.
Achei uma tabela completa com as atividades e em qual anexo ela pertence aqui:
https://www.contabilizei.com.br/contabilidade-online/tabela-simples-nacional-completa/
Você vai gastar boas horas estudando e procurando entender se a atividade que você irá exercer está contemplada no Simples Nacional. Lembre-se que o mais importante é a atividade estar no Anexo III Cruze os dedos!
Todas as informações sobre o Simples Nacional podem ser consultadas aqui: http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/
Conclusão
Esse negócio de abrir empresa é chato e complicado. Vai gerar uma série de novas contas a pagar e um bocado de trabalho para se manter na lei. O que eu percebi na conversa é que essas informações são altamente relevantes porém desconhecidas por quem nunca abriu uma empresa.
É importante se informar ao máximo antes de delegar a um contador para que você possa estar sempre 100% correto e dentro da lei.
Dado o tamanho deste artigo e a quantidade de detalhes que isso tudo envolve, é fácil algum especialista criticar e apontar erros aqui e se você é um deles por favor o faça. Bem como é fácil acusar uso de termos de forma equivocada. Estou completamente passível a isso, mas nem por isso deixei de escrever. Acho que o benefício de ter o artigo escrito é maior do que não tê-lo por excesso de zelo.
O objetivo aqui não é servir de guia nem de base para nenhuma escolha, é apenas mostrar os pontos de atenção que precisam ser estudados antes de se abrir uma empresa.
Não tenha como base apenas este artigo, converse com especialistas e contrate um bom contador e se preciso um bom advogado antes de prosseguir. Eu nem contemplei aqui sociedades anônimas, sociedade simples pura, e outros tipos de empresa e elas podem ser a saída para o seu caso.
E por fim, se você for entendido do assunto, colabore de forma construtiva, estarei aberto para corrigir, modificar ou melhorar a qualquer momento.
Espero ter ajudado e até a próxima!