Como fazer para que uma ferramenta seja realmente utilizada?

Este post é uma resposta ao comentário feito pelo Alessandro no post sobre o Google Sites.

Rafael, também estamos avaliando o Google Sites para centralizar as informações de um projeto da empresa. Uma das minhas preocupações é fazer com que essa ferramenta seja realmente atrativa e utilizada pelos membros da empresa. Que dicas você poderia me dar pra isso? Que informações vocês geralmente disponibilizam nessa ferramenta? Obrigado Alessandro

Na prática a ferramenta só é utilizada no dia a dia se a entrada de dados for fácil e se ela oferecer um ganho efetivo, seja de produtividade ou organização, por exemplo.

É necessário dedicar um tempo diariamente para atualizar os dados no sistema. Neste caso de centralizar informações de um projeto, é interessante que a documentação esteja toda lá, por exemplo. Toda mesmo!

Se algumas informações estão no sistema, mas outras estão espalhadas pelo servidor da empresa ou e-mail de cada um, dificilmente a ferramenta será utilizada pela equipe. Como o meu caso são projetos de sistemas, eu geralmente disponibilizo as idéias, a anatomia do sistema, a estutura de navegação do site e do sistema, o conteúdo das páginas, documentação dos serviços relacionados, planejamento de marketing, planejamento financeiro, etc.

Estou desenvolvendo uma aplicação cujo objetivo é justamente auxiliar a entrada de dados em sistemas que precisam ser atualizados sempre. Minha percepção é que se o próprio sistema não oferece bons recursos de entrada de dados, ele acaba não sendo utilizado. Como a maioria deles pecam neste aspecto, resolvi apostar em algo neste sentido.

Espero ter respondido a questão e auxiliado outros leitores.

Um Abraço